ASSOCIATION DES PROPRIÉTAIRES DU LAC CRISTAL INC

Règlements 

Section A DÉFINITIONS ET RESPONSABILITÉS 

Art. 1 NOM 

Le nom officiel de cette Association suivant sa charte est: « ASSOCIATION DES PROPRIÉTAIRES DU LAC CRISTAL INC. » « PROPRIETORS’ ASSOCIATION OF CRYSTAL LAKE INC. » 

Art. 2 BUT, OBJETS ET MOYENS D’ACTION 

Le but, les objets et les moyens d’action de l’Association sont ceux que définissent les lettres patentes qui la constituent en association. 

ART. 3 INDÉPENDANCE POLITIQUE 

Cette Association, sera en tout temps, complètement libre de toute attache à aucun des partis et groupements politiques actuels ou futurs. 

Art. 4 MEMBRES ACTIFS 

Pourront être admis membres actifs les personnes qui sont propriétaires à une époque quelconque de l’année de biens immeubles en Lac Cristal.

Art. 5 ADMISSION DES MEMBRES 

Les conditions d’admission des membres actifs sont les suivantes : Être un membre actif (art.4) et en règle (art.7) Être accepté par le conseil d’administration.

Art. 6 COTISATION 

La cotisation annuelle est déterminée chaque année par le CA et est demandée chaque année à tous les membres avant l’assemblée générale. À cette fin, l’année court du 1er juin de l’année en cours jusqu’au 30 mai de l’année suivante. Un membre du CA enverra à chaque membre un avis de renouvellement durant le mois précédant l’échéance de sa cotisation soit le ou vers le 1 er mai de chaque année. 

Art. 7 MEMBRES EN RÈGLE 

Un membre en règle est celui qui a payé sa cotisation annuelle. 

Art. 8 RESPONSABILITÉS DES MEMBRES 

8.1 Les membres sont responsables d’assurer le respect des règlements de l’Association par leur famille, leurs invités(es) et toute personne à qui ils donnent accès à leur propriété, lac et chemin pour s’y rendre. 

8.2 Tout membre qui ne respecte pas les règlements de l’Association pourra recevoir du CA un avis écrit l’informant de la nature de l’infraction aux règlements et du délai accordé pour remédier à l’infraction. 

8.3 Si le membre ne remédie pas à l’infraction dans le délai accordé, l’Association pourra entreprendre les recours, incluant les recours judiciaires requis afin de mettre fin à l’infraction. 

8.4 Tous les frais que l’Association aura dû encourir pour faire respecter ses règlements, mettre fin à l’infraction ou réparer tout dommage causé seront à la charge du membre en infraction.

Art. 9 SIÈGE SOCIAL 

Le siège social de l’Association doit être situé dans les limites du Domaine du Lac Cristal à St-Calixte de Kilkenny. 

Art. 10 ANNÉE FINANCIÈRE 

L’année financière de l’Association commence le 1 erjanvier pour se terminer le 31 décembre de chaque année. 

Section B ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 

ART. 11 ASSEMBLÉE ANNUELLE 

a) L’assemblée générale annuelle a lieu chaque année à la date et à l’endroit que le Conseil d’Administration détermine pour recevoir les rapports duPrésident et du Trésorier élire le CA puis expédier ou autrement disposer de toute question régulière soumise. 

b) Le Conseil d’Administration peut décider de la tenue de toute assemblée générale spéciale des membres, et en fixer la date et le lieu. 

c) Néanmoins, dix pourcent (10%) des membres, sur demande écrite adressée au secrétaire, peuvent faire convoquer une assemblée générale spéciale en spécifiant le but de cette assemblée et les questions ou propositions qui y seront soumises. 

d) Toute assemblée générale doit avoir été précédée de l’envoi, au moins trois (3) jours à l’avance, par le secrétaire à tous les membres, d’un avis écrit de convocation indiquant la date, l’heure et le lieu de cette assemblée, les questions ou propositions qui y seront soumises. 

e) QUORUM Le quorum à toute assemblée générale est de 15 membres de l’Association qui doivent être actifs au sens de l’article 3 et en règle au sens de l’article 7 au moment de la tenue de l’assemblée.

 Section C CONSEIL D’ADMINISTRATION (À compter de 2018) 

Art. 12 COMPOSITION 

L’Association est dirigée par un Conseil d’Administration (CA) composé de 8 membres élus parmi les membres actifs et en règle de l’Association. Les membres du CA sont élus pour une période de deux années en accord avec la règle suivante de renouvellement selon les fonctions : Années paires: Président, 2e Vice-président, Responsable Pêche, Responsable Environnement. Années impaires: 1 er Vice-président, Trésorier, Secrétaire, Responsable Code éthique. 

Art. 13 ÉLECTION DU CA 

Tous les membres actifs et en règle de l’Association ont droit d’être candidats et de voter à 1’élection du Conseil. 

 Art. 14 PRÉSIDENT D’ÉLECTION 

Aux fins d’élection de membres du CA (administrateurs), les membres réunis en Assemblée générale élisent parmi eux un président d’élection qui reçoit les mises en nomination lors de l’assemblée et veille à la bonne tenue des élections. 

Art. 15 MISE EN NOMINATION 

Tout-e candidat-e à un poste d’administrateur (membre du CA) doit être un membre actif et en règle de l’Association et recevoir l’appui nominal de deux membres actifs et en règles pour être autorisé à être candidat-e. 

Art. 16 PROCÉDURE D’ÉLECTION

Le vote a lieu au scrutin secret ou à main levée selon la discrétion du président d’élection. Seuls les membres actifs et en règle de l’Association ont droit de vote. 

Art. 17 VACANCES 

Toute vacance se créant an sein du CA durant le terme d’office pourra être comblée par le CA jusqu’à 1a fin du terme pour lequel l’administrateur avait été élu. 

Art. 18 OFFICIERS

Tous les membres du CA qui ont été élus à ce titre en Assemblée générale sont considérés comme les officiers de 1’Association. Le CA peut aussi nommer, à même les membres actifs de l’Association, différents responsables selon ses besoins. Tout membre du CA qui n’a pas été élu à cette fin par l’Assemblée générale n’est pas un officier de l’Association.

Art. 19 PRÉSIDENT  

Préside les assemblées;  Décide des points d’ordre;  Soumet les questions au vote;  Dirige les délibérations;  Au cas d’égalité de votes aux assemblées des membres, donne un vote prépondérant;  Signe les procès-verbaux conjointement avec le secrétaire;  Signe tous les autres documents qui peuvent requérir sa signature. 

Art. 20 PREMIER VICE-PRÉSIDENT  

Le premier vice-président a les mêmes pouvoirs et responsabilités que le Président au cas d’incapacité d’agir de ce dernier ainsi que les responsabilités déterminées par les membres du CA. 

Art. 21 DEUXIÈME VICE-PRÉSIDENT  

Assume la responsabilité liée à l’entretien général des biens et du lieu de l’Association. 

Art. 22 SECRÉTAIRE  

Tient les minutes de l’assemblée et en dresse le procès-verbal;  Fait la correspondance;  Convoque les assemblées;  Conserve les archives, documents et procès-verbaux;  Prépare et conserve une liste de tous les membres et de leurs coordonnées;  Donne lecture aux assemblées des procès-verbaux, de la correspondance ainsi que des motions et propositions formulées;  Contresigne les procès-verbaux. 

Art. 23 TRÉSORIER  

Perçoit les contributions des membres;  Reçoit tous les revenus de l’Association, en donne quittance et les dépose sans délai au crédit de l’Association à l’établissement bancaire determiné par le CA:  Tient les livres de comptabilité et les fait approuver;  Fait rapport à chaque assemblée générale de l’état financier, avec détails des recettes et des déboursés;  Assure que toute vérification de livre peut être faite en tout temps par le CA sur demande;  Fait toute dépense régulièrement autorisée par le CA ou l’assemblée générale des membres;  Soumet aux assemblées les comptes dus par l’Association;  Donne communication au Président, en tout temps et sur demande, des livres de l’Association;  Conserve les pièces justificatives de toutes dépenses et de tous les déboursés;  Signe ou contresigne tous documents qui peuvent requérir sa signature ; 

Art. 24 RESPONSABLE DE LA PÊCHE 

Assume la responsabilité de l’ensemencement du lac, de la gestion des activités de pêche et soumet au CA la proposition du coût lié au droit annuel de pêche. 

Art. 25 RESPONSABLE DE L’ENVIRONNEMENT 

Assume la responsabilité d’assurer les activités annuelles d’évaluation de la qualité de l’eau du lac, ainsi que les activités liées à la sensibilisation des propriétaires riverains aux conséquences de leur mode de vie sur notre milieu environnemental. 

Art. 26 RESPONSABLE DU CODE D’ÉTHIQUE 

Assume la responsabilité de toute question reliée à l’éthique de l’Association et de son CA, ainsi que la responsabilité de la mise à jour des motifs, buts et règlements de l’Association.

Art. 27 ASSEMBLÉE DU CA 

1) Le CA lui-même décide de la date et de l’endroit de ses assemblées qui, à moins de décision contraire, sont censées être des assemblées régulières; 

2) Toutefois, le Président doit faire convoquer la première assemblée régulière du CA dansles quinze jours suivant l’assemblée générale annuelle;

3) Le Président ou deux membres du CA peuvent en tout temps demander la tenue d’une assemblée spéciale du CA en indiquant son but; une telle assemblée a les mêmes pouvoirs qu’une assemblée régulière pour décider des questions qui constituent le but de cette assemblée; 

4) Le quorum aux assemblées du CA est de cinq (5) membres; 

5) Les avis de convocation aux assemblées du CA doivent être donnés par le Secrétaire, soit par la poste, courriel, téléphone ou de vive voix. 

Art. 28 ABSENCES 

Tout membre du Conseil qui aura fait défaut d’assister à trois assemblées régulières et consécutives du Conseil, à moins d’excuses valables, deviendra susceptible d’être déchu de ses fonctions sur décision de la majorité des membres présents du Conseil prise en assemblée régulière.

Art. 29 COMITÉS 

Le CA peut nommer des comités permanents ou spéciaux d’intérêt public ou de régie interne, d’étude ou d’action. Les buts, pouvoirs et la composition de ces comités sont déterminés par 1e CA. Le CA se réserve le droit de destituer tout membre d’un comité ou tout comité en entier dont les actions seraient incompatibles avec les buts de l’Association ou l’intérêt des membres. Ces différents comités formés par le CA doivent s’organiser en opération et établir les règlements requis pour se régir, tels règlements devant être approuvés par le CA au préalable. Le CA doit recevoir les rapports des travaux de ces comités. Tout membre du CA peut assister aux séances de ces comités et y donner son avis, mais sans droit de participer aux décisions ni de voter. Chaque comité doit s’élire un président, un secrétaire, ainsi qu’un trésorier au besoin. Tout membre de l’Association qui a la charge d’organiser des activités au nom de l’Association doit faire rapport au CA et remettre les revenus au Trésorier dans un délai n’excédant pas 10 jours après les dites activités. 

Art. 30 ORDRE DU JOUR 

À toute assemblée régulière du CA, l’ordre du jour est comme suit : 

1) Appel nominal des membres du CA. 

2) Lecture et adoption des minutes de l’assemblée précédente. 

3) Communication et adoption du rapport financier 

4) Présentation et approbation des comptes 

5) Modifications aux listes des membres actifs et des membres en règle de l’Association. 

6) Identification des membres présents. 

7) Rapport des Comités. 

8) Affaires commencées ou ajournées. 

9) Affaires nouvelles. 

10) Remarques et suggestions dans l’intérêt de l’Association. 

Art. 31 PROCÉDURES D’ASSEMBLÉES 

1) Toute assemblée doit procéder suivant l’ordre du jour, sauf dans le cas où la majorité des membres présents consent à le suspendre. 

2) Sur chaque item de l’ordre du jour, il est loisible à tout membre de présenter une ou plusieurs motions, mais toute motion sans secondeur ne peut pas être reçue. 

3) Tant qu’une motion débattue n’est pas décidée, aucune autre motion ne peut être reçue à moins que ce soit pour 1’amender, la différer, la renvoyer à un comité ou pour poser la question préalable. 

4) Si la question préalable est posée, elle doit être mise au vote sur le champ, toute discussion cessante. Si le vote est affirmatif, la motion principale doit elle-même être mise au vote immédiatement et sans discussion; si au contraire le vote est négatif, le débat -10- reprend. 

5) Tout amendement ou sous-amendement à une motion doit être avenu, porter sur le même sujet que cette motion et en modifier le sens. 

6) Un membre ne peut parler plus qu’une fois sur la même motion et sur chacun des amendements et sous-amendements et pas plus de cinq minutes chaque fois, mais le proposeur de la motion principale a le droit de clore le débat. 

7) Aucun membre ne doit faire usage, dans les débats, d’expressions blessantes ou injurieuses. Tout membre en étatd’ébriété peut être expulsé de l’Assemblée. 

8) Le Président doit, soit de son propre mouvement soit à la demande d’un membre, rappeler à l’ordre tout membre qui s’écarterait de la question à l’étude ou qui enfreindrait les présents règlements. 

9) Tout membre peut en appeler au vote de l’assemblée de la décision du Président sur une question d’ordre. 

10) À moins de dispositions contraires dans les présents règlements, le vote sur la motion, amendement ou sous-amendement se prend à main-levée. 

Art. 32 MODIFICATION, ABROGATION OU INSTITUTION DE RÈGLEMENTS 

Tout règlement peut être modifié, abrogé ou institué par le Conseil d’Administration et telle modification, abrogation ou institution devient en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle ou spéciale qui acceptera ou rejettera la modification, l’abrogation ou l’institution des règlements. Cependant, l’article 3 ne peut pas être modifié par le Conseil d’Administration. L’Assemblée Générale est la seule autorité pour accepter ou modifier ce règlement et le vote de la majorité des membres actifs et en règle de l’Association présents est requis ; à cette fin, les membres présents sont composés des membres présents en personne. Les procurations sont interdites pour les OBNL 

Art. 33 SCEAU 

Le Sceau de l’Association porte le nom de l’Association, l’année d’incorporation et le nomde la province de Québec.

Art. 34 RÈGLEMENT D’EMPRUNT BANCAIRE 

Par résolution du CA tout officier est autorisé à gérer, transiger et régler les affaires bancaires. Tout officier doit être autorisé par résolution du CA pour emprunter selon le besoin pour 1e crédit de l’Association.  

RÈGLEMENT NO 2 Règlement d’emprunt bancaire Les administrateurs sont autorisés: 

a) A emprunter de temps à autre, seul ou conjointement et solidairement avec toute autre personne ou compagnie, de l’argent et à obtenir des avances de Caisse Desjardins ou toutes institutions financières qui sera choisi par le CA, sur 1e crédit de l’Association à telles époques, pour tels montant et à telles conditions qu’ils jugeront à propos; soit en escomptant ou en faisant escompter des effets et instruments négociables faits, tirés, acceptés ou endossés par l’Association, soit en découvrant le compte de banque, soit en faisant des arrangements de crédits, soit au moyen d’emprunts, avances, et de toute autremanière. 

b) En garantie de tels escomptes, découverts, emprunts, crédits, avances ou autres dettes ou engagements de la part de l’Association à l’Institution financière, ainsi que des intérêts; à donner, hypothéquer, engager ou transporter à ladite Institution financière partie ou totalité des actions, obligations (bonds), effets négociables, contrats, dettes de livres, lettres de garantie, et autres biens personnels de l’Association, et à donner et faire donner à l’Institution financière des récépissés d’entrepôt, connaissements, polices d’assurances, garanties, suivant la Loi des Banques, des hypothèques, gages et nantissements, et autres sûretés additionnelles, des transports, promesses de donner des garanties suivant la Loi des Banques, promesses de donner des récépissés d’entrepôt ou des connaissements; de les endosser on d’en faire le renouvellement, ou de les modifier ou d’en substituer d’autres en tout temps. Ces garanties pourront affecter le tout ou une partie des biens meubles ou immeubles de l’Association. 

c) À autoriser en tout temps, par résolution du Conseil d’Administration, tout directeur ou officier, tout commis, caissier ou autre employé de l’Association ou toute autre personne, faisant partie ou non de l’Association, à la discrétion des directeurs; à gérer, transiger et régler les affaires bancaires de l’Association avec cette Institution financière; à faire, signer, accepter, tirer, endosser et exécuter pour l’Association et en son nom tout document mentionné au paragraphe précédent et tout autre document ou instrument jugé nécessaire ou utile aux affaires de banque de l’Association; et à recevoir de l’Institution financière les chèques payés et autres effets portés au débit du compte de l’Association à certifier tous comptes et tous soldes de comptes entre l’Association et l’Institution financière. etc. 

d) À exercer généralement vis-à-vis de ladite Institution financière tous les droits et pouvoirs conférés à l’Association en vertu de sa charte et des lois qui la régissent. 

e) À déléguer à une ou plusieurs personnes, partie ou totalité des pouvoirs donnés par les présentes aux Administrateurs. Ce règlement demeurera en vigueur entre l’Association et l’Institution financière jusqu’à ce qu’un avis écrit de son abrogation ou de sa modification ait été donné au gérant de la succursale de l’Institution financière où le compte de l’Association est tenu, et que ce dernier en ait accusé réception par écrit.